Oltre alle scritture contabili e al registro dei volontari, gli enti del Terzo settore devono tenere i seguenti libri sociali:
- il libro degli associati o aderenti;
- il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, in cui devono essere trascritti anche i verbali redatti per atto pubblico;
- il libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’organo di amministrazione, dell’organo di controllo, e di eventuali altri organi sociali.
I primi due libri sono a cura dell’organo di amministrazione, il terzo è tenuto dall’organo cui si riferisce.
Gli associati o gli aderenti hanno diritto di esaminare i libri sociali secondo le modalità previste dall’atto costitutivo o dallo statuto.
Diverse dai libri sociali sono le altre scritture obbligatorie, ossia:
- il registro dei volontari, in cui sono iscritti tutti i volontari non occasionali;
- le scritture contabili e relative al bilancio di esercizio;
- nel caso degli ETS che esercitano la propria attività esclusivamente o principalmente in forma di impresa commerciale, il libro giornale e il libro degli inventari, nonché le altre scritture richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa;
- il bilancio sociale, nel caso degli enti del Terzo settore con ricavi, rendite, proventi o entrate comunque denominate superiori ad 1 milione di euro.
Fonte cantiere del terzo settore
È ammesso tenere i libri sociali con sistemi elettronici qualora sia assicurata l’inalterabilità delle informazioni e la data sia certa (firma digitale e marcatura temporale).
SOCI
L’iter per l’ammissione di nuovi soci è il seguente:
- il socio presenta la domanda di ammissione;
- l’organo di amministrazione convoca l’assemblea e ne delibera l’ammissione (in caso di rigetto fornisce la motivazione);
- l’OdA inserisce il verbale nel libro verbali;
- invio della lettera di ammissione;
- versamento della quota associativa;
- iscrizione nel registro dei soci.
VOLONTARI
Gli Ets che si avvalgono di volontari devono iscrivere in un registro i volontari non occasionali. Per i volontari occasionali è opzionale l’istituzione di un’apposita sezione all’interno del medesimo registro. Il registro dei volontari essere vidimato e deve prevedere la numerazione progressiva delle pagine, la bollatura in ogni pagina e l’apposizione della dichiarazione da parte dell’autorità che aveva bollato le pagine relativa al numero complessivo delle stesse.
L’obbligo di assicurazione riguarda tutti i volontari, sia quelli occasionali che quelli non occasionali
LIBRI VERBALI
Il Libro delle adunanze dell’Assemblea dei Soci deve contenere i verbali delle assemblee ordinarie e straordinarie.
Le informazioni essenziali sono:
- data e luogo
- n. e nominativi dei soci
- decisioni prese (Ordine del giorno)
- firma del segretario e del presidente